Quản trị thời gian một cách hợp lý giúp bạn bắt tay ngay vào làm việc, và đến cuối ngày, bạn bỗng nhận ra mọi công việc được hoàn thành, bạn luôn ở trong tâm thế sẵn sàng và tràn đầy cơ hội cho mọi thử thách.
Quản trị thời gian
Quản trị thời gian là gì
Quản trị thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Qua đó, 24 giờ mỗi ngày của một người thành công, họ hoàn toàn có thể cũng hoàn thành tốt công việc.
Quản trị thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục đích của mình, bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm…
Ý nghĩa của quản trị thời gian
Nâng cao năng suất và đạt chất lượng công việc cao
Cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau nhưng hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ khác nhau. Điều này có nghĩa là người biết cách tận dụng thời gian sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ. Ngược lại, người không biết quản trị thời gian dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy đua” với công việc.
Giảm tải áp lực
Việc phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề. Hơn nữa, tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
Khả năng sẽ hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn
Nếu bạn sắp xếp công việc hợp lý, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn.
Ngược lại, những người làm việc theo cảm tính thường sẽ dễ thất bại vì không hoàn thành đúng hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ.
Cân bằng cuộc sống hợp lý
Chúng ta đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, gia đình, công việc. Việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc vừa có đủ thời gian thư giãn, chăm sóc những người thân yêu và chính bản thân mình.
Góp phần loại bỏ các thói quen xấu
Việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc. Do đó, bạn nên xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết để hạn chế những thói quen không tốt.
Quản trị thời gian hiệu quả với 5 cách
Thống kê cách bạn sử dụng thời gian
Đây chính là top 1 trong 5 cách quản trị thời gian. Để cách này thực sự hiệu quả, hãy thật trung thực với bản thân trước đã nhé!
Hãy thử thống kê trong 24h bạn đã làm những gì và mất bao lâu cho mỗi việc nhé. Chính điều này sẽ giúp bạn nhận ra thời gian của bản thân bị sử dụng bất hợp lý ở điểm nào. Liệu bạn có đang ngủ quá nhiều so với 7 – 8h theo các nhà khoa học? Hay mạng xã hội cuốn bạn vào những video hấp dẫn, những dòng trạng thái hay ho? Hoặc bạn dùng 2 giờ mỗi ngày chỉ để ngồi quyết định hôm nay sẽ làm gì?…
Lập thời gian biểu và nghiêm túc thực hiện
Bạn có thể lên kế hoạch theo tháng, tuần và ngày. Đầu tháng, hãy liệt kê một số lịch quan trọng, những công việc lớn cần hoàn thành. Sau đó, hãy đi đến các tuần nhỏ. Cuối cùng, vào khoảng thời gian trước khi đi ngủ, hoặc ngay sau khi thức dậy, hãy quyết định bản thân cần phải làm gì. Bạn nên để bản thời gian biểu ở những nơi dễ nhìn thấy hoặc ngay trên bàn làm việc để tạo động lực. Việc viết ra cũng giúp tư duy của bạn nhạy bén và linh hoạt, và quản trị thời gian thật sự hiệu quả.
Ưu tiên thứ tự công việc một cách thông minh
Lập kế hoạch là chưa đủ. Bạn còn cần biết cách sắp xếp thứ tự và ưu tiên những công việc cấp thiết. Một mô hình cực hữu hiệu mà bạn có thể sử dụng đến từ Eisenhower, hay còn gọi là Ma trận Eisenhower.
Từng ô trong Ma trận và cách áp dụng để quản trị thời gian
Quan trọng và khẩn cấp (Important and Urgent): Những nhiệm vụ này có thời hạn gấp với tính cấp thiết cao — hãy hoàn thành chúng ngay lập tức.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Important but not Urgent): Những mục này quan trọng nhưng không yêu cầu hành động ngay lập tức. Cố gắng dành phần lớn thời gian của bạn cho những việc này vì nó thường mang tính lâu dài.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Not Important but Urgent): Những công việc này tuy khẩn cấp nhưng không quan trọng. Giảm thiểu, ủy quyền hoặc loại bỏ chúng vì chúng không đóng góp vào kết quả đầu ra của bạn.
Không khẩn cấp và không quan trọng (Not Important and not Urgent): Những hoạt động này không có giá trị và cần được hạn chế càng nhiều càng tốt.
Không làm nhiều việc cùng lúc (Multi-task)
Mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng trên thực tế đây là điều khó áp dụng nhất khi quản trị thời gian. Chúng ta thường bị phân tâm bởi nhiều luồng thông tin bên ngoài, và quên mất rằng đâu mới là điều quan trọng cần phải làm ngay thời điểm hiện tại. Điều đó dẫn đến việc không thể hoàn thành việc gì và mọi thứ ở tình trạng dở dang. Do đó, hãy cố gắng giảm thiểu làm nhiều việc cùng lúc và tập trung vào công việc mình cần làm hiện tại để hoàn thành trong thời gian quy định
Giới hạn thời gian quy định cho mỗi công việc
Một ngày chúng ta chỉ có 24 tiếng, nếu không chia thời gian một cách hợp lý, bạn sẽ quản trị thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc mình muốn, tránh dẫn đến tình trạng trì hoãn và tâm lý “Việc hôm nay cứ để ngày mai”. Do đó, sau khi thiết lập thứ tự ưu tiên cho công việc, hãy đảm bảo mình hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian vừa sức.
Điều quan trọng nhất trong cách này chính là ước lượng tốt khả năng của bản thân để quyết định số việc bạn cần làm một ngày và chúng cần bao nhiêu thời gian. Đừng ôm quá nhiều việc vì chúng sẽ dễ khiến bạn chán nản và bỏ cuộc.
