Quản trị năng suất như thế nào là hợp lý ? Năng suất làm việc là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay, xem bài viết cùng Mie dưới đây chính là thời điểm phù hợp nhất để chúng ta hiểu về vấn đề cải thiện năng suất cho doanh nghiệp của bạn.

Tăng năng suất làm việc cho bản thân

Bắt đầu với chính bản thân mình. Nỗ lực khiến bản thân mình làm việc hiệu quả không chỉ góp phần thúc đẩy năng suất công ty, mà còn giúp bạn biết đâu là phương pháp phù hợp để bạn áp dụng cho nhân viên của mình.

Đặt deadline và nói với mọi người về thời hạn đó

Với những nhiệm vụ hoặc dự án mở không có thời hạn kết thúc rõ ràng, hãy tự mình đặt một deadline để có động lực làm việc chăm chỉ hơn. Khi thông báo với người khác về deadline tự đặt ra, bạn sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành đúng deadline.

 Làm việc trong khoảng 90 phút

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Bộ não con người có thể tập trung vào một công việc bất kì trong khoảng 90 – 120 phút. Sau 90 phút, năng suất làm việc sẽ bắt đầu giảm xuống, chúng ta cần một quãng giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất cao trong phiên làm việc tiếp theo. Để tối ưu hoá năng suất, hãy chia ngày làm việc của bạn ra thành 4 – 5 phiên 90 phút, mỗi phiên hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.

Nghỉ ngơi thường xuyên

Việc nghỉ ngơi trong quãng thời gian ngắn giúp duy trì sự tập trung tốt hơn và ngăn cản sự suy giảm hiệu quả làm việc, và tập thể dục ít nhất 1 lần trong ngày, dù đó chỉ là một vài cái chống đẩy hay tập thể dục tại chỗ, chúng cũng giúp năng suất làm việc tốt hơn.

Hãy tạm ngưng tập trung vào một nhiệm vụ trong vòng 1 – 2 phút, khoảng 2 – 3 lần một giờ, giúp bạn tập trung tốt hơn trong cả ngày dài làm việc.

Quy tắc 2 phút

Đây là một quy tắc đơn giản từ cuốn sách “Getting Things Done” của David Ailen: Nếu một công việc hoặc nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức.

Quy tắc 2 phút giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng, với 2 nguyên tắc:

• Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay: Có nhiều việc chưa tới 2 phút để làm nhưng vì thói quen trì hoãn nên công việc của bạn cứ dần chồng chất. Hãy tập thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức, nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút.
• Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút. Bạn không thể hoàn thành mọi việc trong vòng 2 phút, nhưng để bắt đầu – chỉ cần 2 phút.

Tranh thủ các khoảng thời gian trống trong lúc chờ đợi để trả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, brainstorming, đọc lại tài liệu trước cuộc họp là những công việc có thể tranh thủ khi bạn tận dụng thời gian chờ đợi

Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo

Tất cả công việc bạn làm đều nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt, sau đó tiếp nhận feedback để chỉnh sửa, hơn là lãng phí thời gian cố gắng khiến nó hoàn hảo, bạn sẽ thấy bạn có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều.

Tăng năng suất làm việc của nhân viên

Cho phép nhân viên làm việc từ xa và giờ giấc linh hoạt

Khi bạn đã áp dụng thành công những phương pháp tăng năng suất cho bản thân, bạn có thể chọn những phương pháp phù hợp với mình và áp dụng nó cho bộ máy nhân sự.

• Có những giờ nghỉ ngắn trong ngày làm việc.
• Ra quy định làm việc với email.
• Đặt deadline.
• Cấp cho nhân viên quyền sử dụng phòng gym.

Một nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra rằng: những nhân viên được phép làm việc từ xa gắn kết với công ty và làm việc trong thời lượng lâu hơn. Hãy cho phép nhân viên của bạn làm việc linh hoạt tại thời điểm và nơi họ cảm thấy làm việc tốt nhất.

Tạo ra một văn hoá làm việc có trách nhiệm, trân trọng, theo nhóm

Khi nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc và biết rằng họ sẽ nhận được feedback để cải thiện, họ sẽ làm việc một cách tỉ mỉ hơn. Trao trách nhiệm cũng có nghĩa là đưa cho nhân viên một định hướng rõ ràng về lộ trình phát triển của công ty, công việc của họ đóng góp như thế nào vào sự phát triển đó.

Hãy khen ngợi họ trong cuộc họp, trao thưởng nếu họ có kết quả làm việc tốt. Nếu nhân viên của bạn làm thêm giờ, hãy ghi nhận công sức của họ.

Làm việc nhóm có thể cải thiện kết quả công việc, khiến nhân viên làm việc cẩn thận hơn, họ không muốn cả team bị ảnh hưởng hoặc họ bị lép vế hơn so với những người trong nhóm. Ngoài ra, làm việc nhóm cũng ngăn cản cảm giác cô lập khi nhân viên cảm thấy bị phớt lờ và không quan trọng.

Cam kết với những cải tiến trong tổ chức

Để cải thiện năng suất làm việc, nhà lãnh đạo cần cam kết với sự thay đổi trong quy trình tổ chức. Các bước cho việc cải tiến này như sau:
Đặt ra một mức cơ bản: Nếu bạn là doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ, thì tổng doanh thu mỗi giờ làm việc là bao nhiêu? Các dịch vụ cơ bản mà bạn cung cấp là gì và chúng thường mất bao nhiêu thời gian? Nếu bạn là doanh nghiệp sản xuất, mất bao lâu để sản xuất sản phẩm? Nguyên liệu đầu vào của bạn có đang dư thừa, bạn có hàng tồn kho hay không? Số phần trăm sản phẩm bị lỗi khi sản xuất lần đầu tiên là bao nhiêu?

• Xác định các mảng cần cải thiện: Ví dụ, bạn muốn giảm bớt số lượng sản phẩm bị lỗi bằng cách tăng số lượng nhân viên, hoặc làm tinh gọn lại quy trình sản xuất. Bạn muốn tăng quy mô doanh nghiệp, bắt đầu từ việc thay đổi cơ cấu phòng ban… Hãy xác định các mảng cụ thể cần cải thiện, để từng bước đạt được mục tiêu dài hạn.
• Thiết lập quy trình thay đổi và xác định các chỉ số thành công: Quá trình này có thể mất hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Bạn sẽ cần thử nghiệm các quy trình mới để xem chúng có đang cải thiện các chỉ số đặt ra hay không.
• Đào tạo đội ngũ quản lý: Để một quy trình hoạt động, trước tiên bạn sẽ cần đào tạo người quản lý của mình, bởi họ là người trực tiếp quản lý nhân viên triển khai nó.

Để công nghệ làm việc cùng bạn

Đầu tư vào sản phẩm công nghệ

Mục đích của công nghệ là để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, hãy chọn các giải pháp mất ít thời gian và công sức của nhân sự nhất.

Đầu tư vào chiếc máy tính mới vừa giúp tiết kiệm thời gian doanh nghiệp, vừa cho nhân viên thấy nhà lãnh đạo của họ mong muốn cho họ công cụ làm việc tốt nhất.

• Laptop: Laptop là công cụ tối thiểu giúp nhân viên làm việc từ xa, nhưng chỉ khi nó được đồng bộ với máy tính và program của công ty
• Điện thoại thông minh và máy tính bảng (tablet): cho phép nhân viên check mail và sửa tài liệu ngay cả khi di chuyển.

Cung cấp một nền tảng công nghệ để nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu

Chúng ta có thể thúc đẩy năng suất nhân viên khi tạo điều kiện cho họ “tranh thủ” làm việc trong lúc chờ đợi.

bởi các sản phẩm công nghệ như:

• Các chương trình (program) có thể đồng bộ giữa các thiết bị khác nhau: Mọi thứ trên desktop của nhân viên cần có sẵn trong laptop, điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ. Điều này tạo ra một bộ máy nhân sự linh hoạt, được kết nối. Nếu nhân viên chỉ có thể truy cập program tại bàn làm việc của họ, họ sẽ mất khả năng linh hoạt và khó thể làm việc ngoài giờ.
• Nền tảng công nghệ cộng tác: ví dụ như mạng xã hội Jive hay Yammer, các công cụ giao tiếp như Skype hay Google Hangouts, giúp nhân viên kết nối ngay cả khi họ không gặp nhau trực tiếp.
• Nền tảng đám mây: Lưu trữ công việc và cộng tác trên nền tảng đám mây giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn, nhân viên của bạn có thể truy cập vào hệ thống và làm việc từ mọi nơi.

Những phần mềm theo dõi tiến độ công việc như Flow, Producteev cho phép nhân viên cập nhật tiến độ dự án ở bất cứ đâu. Điều này giúp cuộc họp ngắn hơn, ít email qua lại hơn và tất nhiên là tăng năng suất hiệu quả gấp nhiều lần.

Những ứng dụng To-do list cho phép bạn đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên ngày hết hạn hoặc các chỉ số khác, từ đó đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.

Đầu tư vào nhiều phần mềm phục vụ một mục đích cụ thể

Các phần mềm được thiết kế cho một mục đích cụ thể, ví dụ như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hay phần mềm cộng tác nội bộ nhóm, sẽ chuyên biệt và dễ sử dụng hơn cho từng mục đích cụ thể, hơn là các chương trình tổng quát như ERP, khi đó nhân viên của bạn sẽ dễ dàng làm quen với công cụ làm việc và cải thiện năng suất tốt hơn.

Nếu bạn là một nhà quản lý, hãytích cực tìm kiếm giải pháp tăng năng suất doanh nghiệp, tập trung giải quyết vấn đề cải thiện năng suất làm việc cho doanh nghiệp, với các tiêu chí như

• Không cần cài đặt, dùng online trên nền tảng đám mây, nhân viên có thể truy cập và làm việc ở bất cứ đâu.
• Không tốn nhân sự duy trì hệ thống, bởi Wework có đội ngũ hỗ trợ triển khai trực tiếp tại Việt Nam
• Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, giảm bớt công sức cập nhật tình trạng công việc, tiết kiệm thời gian meeting, tăng năng suất công việc lên tới 200%.
• Tính năng nhắc việc, đặt ưu tiên công việc, đặt ngày hết hạn, giúp hạn chế tối đa tình trạng trễ deadline.
• Giao diện quản lý theo dạng to-do list, Kanban và Gantt chart, linh hoạt, phù hợp với đặc thù công việc của các team khác nhau.