OKR là gì?

Khái niệm OKR

OKRs (Objective Key Results) không phải là một công cụ mới xuất hiện mà đã được tạo nên, áp dụng lần đầu tiên vào những năm 1970. Đây là công cụ được triển khai nhằm hỗ trợ việc quản lí mục tiêu, đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, tập trung vào các nỗ lực đóng góp của cá nhân, nhóm, tổ chức, đo lường các đóng góp ấy để giúp tổ chức phát triển.

OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể.

Cấu trúc

OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.

• Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?

Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.

Nguyên lý hoạt động

Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:

• Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
• Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
• Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
• Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Phương thức tiếp cận độc đáo này được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, rồi John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã được sử dụng tại hàng ngàn tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.

Lợi ích của OKR

OKR sẽ hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.

• Giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ chặt chẽ: OKR kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Từ đó đội ngũ quản trị có thể đảm bảo mọi người đang có chung một định hướng.
• Tập trung vào những vấn đề thiết yếu: Mô hình OKR sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty và nhân viên ưu tiên vào những mục tiêu hệ trọng của công ty.
• Tăng tính minh bạch: OKR sẽ xây dựng văn hoá minh bạch cho công ty, nên các nhân viên đều có thể nắm được công việc và kế hoạch của mỗi cá nhân và phòng ban.
• Trao quyền tới nhân viên: Khi đã nắm rõ hoạt động trong công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi kết quả công việc.
• Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.
• Đạt kết quả vượt bậc: OKR cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc, giúp công ty có thể đạt những kết quả ấn tượng.

OKR trông như thế nào?

Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.

• OKR cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
• OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân)
• OKR cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành.

Ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:

Cách liên kết nghiêm ngặt

Đi theo cách tiếp cận này, ta xác định Objective ở cấp độ dưới là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.

Ví dụ về OKR:

Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:

– Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới

– Kết quả then chốt:

• Hoàn thành việc design app trước tháng 10
• 5 lượt thử nghiệm sản phẩm
• Cán mốc rating 4.0+ tại app store

Ở cấp độ Giám đốc Marketing:

– Mục tiêu: Thu hút 20,000 người dùng mới

– Kết quả then chốt:

• Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 20%
• Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới
• Phấn đấu mức rating 4.0+ tại app store

Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Quá trình này lặp lại tương tự với các bộ phận còn lại, từ Sản xuất, marketing, kỹ thuật, bộ phận chăm sóc khách hàng.

Cách liên kết định hướng

Như các thông tin mà bạn đã tham khảo để hiểu được OKR là gì thì cách phân tầng OKR không phải lúc nào cũng hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu, tham vọng hơn cho phòng ban hoặc yêu cầu cá nhân nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì đi theo cấu trúc mục tiêu của công ty.

Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 20,000 người dùng mới”; nhưng OKR của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:

Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:

– Mục tiêu: Xây dựng sản phẩm mới thật sự hấp dẫn

– Kết quả then chốt:

• Hoàn thành việc thiết kế lại app trước tháng 12
• 5 lượt thử nghiệm sản phẩm
• Đạt mức rating 4.0+ tại app store

Ở cấp độ Giám đốc Marketing:

– Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích

– Kết quả then chốt:

• Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 20%
• Chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu
• Xuất hiện trên các tạp chí công nghệ

Các mục tiêu đều có sự liên kết với mục tiêu ở tầng cao hơn nhưng không có liên kết nghiêm ngặt OKR ở các cấp độ khác nhau. Những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động có thể sử dụng phương pháp này.

Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì

KPI là thước đo mà doanh nghiệp thường sử dụng để theo dõi hoạt động kinh doanh. KPI giúp theo dõi những thứ có thể đo lường được, tuy nhiên chúng ta cần nhấn vào chỉ số giúp dự án thành công.

Chỉ số OKR thì có linh hồn và định hướng mục tiêu bạn muốn thực hiện, nó là kết quả then chốt giúp hoàn thành mục tiêu. Có thể thấy, khi so sánh KPI và OKR thì đây là hai yếu tố giúp bổ sung, hỗ trợ nhau để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Cách xây dựng và triển khai, cách làm OKR, mẹo viết OKR đạt hiệu quả tốt

Nắm rõ được OKR là gì nên khi xây dựng một mô hình OKR, doanh nghiệp sẽ xây dựng riêng cho từng yếu tố để triển khai okr đạt hiệu quả tốt.

Đối với Mục tiêu (Objective)

• Với mỗi cấp độ trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (toàn công ty, phòng ban, cá nhân) nên có từ 3 đến 5 mục tiêu
• Khi thiết lập mục tiêu, nó cần có đích đến rõ ràng, tránh khái quát hay mập mờ, ảnh hưởng đến kết quả của toàn công ty. Ví dụ: Doanh nghiệp sẽ mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc (thay vì mở rộng ra thị trường quốc tế nói chung)
• Mục tiêu cần được thiết lập vượt ngưỡng năng lực, tạo ra những khó khăn thử thách nhất định. Từ đó tạo ra động lực thúc đẩy từng cá nhân trong doanh nghiệp phát huy tối đa khả năng.

Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

• Khi thiết lập kết quả then chốt, chúng cần đo lường được bằng chỉ số cụ thể. Ví dụ: Làm việc với 3 nhà phân phối (thay vì làm việc với bên phân phối chung chung)
• Kết quả then chốt giống như từng viên gạch còn mục tiêu là cả ngôi nhà, cần đạt được các kết quả then chốt mới có thể thực hiện được mục tiêu. Vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
• Các kết quả then chốt cần chỉ rõ được kết quả đầu ra thay vì hành động đơn thuần.

Cách đánh giá OKR

Đa phần khi đọc đến đây, có nhiều bạn sẽ thắc mắc cách đánh giá OKR là gì và đánh giá như thế nào? Thông thường thì OKR sẽ được đánh giá trên thang điểm 0,0 đến 1,0. Trong đó, 0 điểm tượng trưng cho không phần nào của mục tiêu được hoàn thành, mức 0,6 – 0,7 là đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu, 1 là điểm cao nhất tức là đã hoàn thành mục tiêu. Thang điểm này sẽ được dùng để đo lường cho từng kết quả then chốt (Key Result), điểm trung bình của các kết quả then chốt sẽ là điểm đánh giá tổng thể của mục tiêu (Objective).

Có hai loại kết quả then chốt

Mọi kết quả then chốt đều phải được định lượng để đo lường, tuy nhiên không phải hoạt động nào cũng có thể định lượng được ví dụ như: Triển khai website mới. Với những hoạt động như này, kết quả sẽ được quy ước về thang điểm nhị phân: 1 – Hoàn thành và 0 – Không hoàn thành. Còn lại với những hoạt động đo lường được (Làm việc với 3 nhà phân phối) thì sẽ tính theo tỷ lệ % hoàn thành.

OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc

OKR có thể phản ánh được bức tranh công việc để đánh giá từng cá nhân hoặc cả tổ chức, tuy nhiên đây không phải phương thức tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Bởi lẽ mục tiêu OKR đặt ra sẽ luôn cao hơn ngưỡng năng lực, cho nên nếu đồng nhất nó với việc đánh giá hiệu quả công việc, nhân viên sẽ đặt ra những mục tiêu đơn giản để hoàn thành và coi đó là thành công. Từ đó giảm bớt động lực làm việc của nhân viên, đi ngược lại lợi ích của mô hình OKR đã đề cập ở trên.

OKR không thể giữ nguyên mãi mãi

Bắt đầu mỗi kỳ hạn mới (thường là đầu mỗi quý), toàn bộ công ty nên họp lại để thảo luận tiến độ hoàn thành OKR, phân tích những điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho kỳ hạn tiếp theo. Khi rà soát lại toàn bộ quá trình, các nhà quản trị sẽ có được bức tranh toàn cảnh về hiệu suất làm việc của công ty, từ đó có những thay đổi phù hợp về mục tiêu hay kết quả then chốt để tối ưu hóa hiệu quả cho tương lai.

Các lỗi OKR thường gặp nhất

Tuy đã hiểu OKR là gì nhưng khi sử dụng OKR, có thể các bạn sẽ gặp phải những lỗi thường gặp phổ biến nhất như sau

Sử dụng OKR làm bảng danh sách công việc

Mục đích của OKR được tạo ra để đo lường giá trị chứ không phải tạo ra để thực hiện những công việc nhỏ lẻ. Chính vì thế, bạn phải hiểu được sự khác biệt giữa kết quả then chốt dựa trên giá trị và hoạt động.

Đặt ra quá nhiều OKR

Đây là một lỗi phổ biến và nó thường xảy ra khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ OKR là gì và sử dụng OKR làm danh sách công việc. Hãy chỉ để OKR liệt kê ra các ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, qua đó biết được điều gì là quan trọng nhất. Nếu bạn đã sử dụng kết quả then chốt dựa trên giá trị thì bạn phải tập trung trọng điểm để nhân viên nhớ đến OKRs.

Không điều chỉnh OKR

OKR là một công cụ mà doanh nghiệp phài vừa sử dụng, vừa điều chỉnh. Chính vì thế các bộ phận phải tương tác với nhau để có điều chỉnh nhất định.

Tạo ra OKR và không tập trung vào nó

Rất nhiều doanh nghiệp đã tạo ra OKR nhưng lại không tập trung và theo dõi thường xuyên khiến doanh nghiệp không thể đạt được mục đích của OKR.