Lãnh đạo theo tình huống là cách quản lý hiệu quả mà không tốn nguồn lực, cũng như để tránh hỗn loạn là xây dựng một nền văn hóa hợp tác, kỷ luật, an toàn và tôn trọng. Đó là công việc chính của những người lãnh đạo và quản lý biến điều đó thành hiện thực.

Lãnh đạo theo tình huống

Lãnh đạo theo tình huống là gì

Lãnh đạo theo tình huống tiếng Anh là Situational Leadership là một phong cách lãnh đạo được phát triển và nghiên cứu bởi Kenneth Blanchard và Paul Hersey trong những năm 1970, cho thấy hiệu quả của phong cách quản lý phụ thuộc vào tình huống.

Phân nhóm lãnh đạo theo tình huống

Hersey và Blanchard phân biệt bốn cấp độ trưởng thành trong mô hình Lãnh đạo theo tình huống

1. Định hướng: Lãnh đạo chủ yếu chỉ đạo nhưng cung cấp ít sự hỗ trợ dẫn đến nhân viên yếu và kém năng động. Phong cách lãnh đạo này còn được gọi là quản lý vi mô: từ trên xuống dưới, nhân viên chỉ cần làm chính xác những gì họ được yêu cầu.
2.  Huấn luyện: Lãnh đạo trực tiếp hơn, hỗ trợ nhiều hơn; nhân viên có năng lực thấp nhưng động lực cao. Phong cách này thường có tác dụng tốt với những nhân viên thiếu kinh nghiệm vẫn đang học cách làm.
3. Hỗ trợ: Lãnh đạo ít trực tiếp hơn và hỗ trợ nhiều hơn. Những người làm việc tốt theo phong cách lãnh đạo này có những kỹ năng cần thiết nhưng thiếu tự tin hoặc động lực để đạt được chúng.
4. Trao quyền: Phong cách lãnh đạo này, mặc dù lãnh đạo vẫn có thể tham gia định hướng hoặc đưa ra phản hồi nhưng ở mức độ thấp hơn nhiều so với các phong cách lãnh đạo khác. Với phong cách này, nhân viên biết vai trò của họ và thực hiện nó với rất ít sự giám sát.

Quan trọng là các nhà lãnh đạo & nhà quản lý phải nhận thức được phong cách lãnh đạo của nhân viên trong đa dạng tình huống khác nhau. Mức độ trưởng thành của nhân viên quyết định phong cách lãnh đạo của nhà lãnh đạo.

• Đối với những người có ít kinh nghiệm, sẽ cần phong cách chỉ thị.
• Đối với những người có năng lực cao, phong cách trao quyền sẽ là phù hợp.

Phong cách lãnh đạo theo tình huống phổ biến

Có 4 phong cách lãnh đạo theo tình huống phổ biến

Hướng dẫn (Telling)

Phong cách lãnh đạo theo tình huống Telling đặc trưng ở việc nhà lãnh đạo chỉ thị từ trung bình đến cao & quan hệ từ trung bình đến thấp. Quyết định được đưa ra nhằm đẩy nhanh quá trình hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời kinh nghiệm của cấp trên được chia sẻ cho cấp dưới.

Quá trình giao tiếp chủ yếu diễn ra theo chiều từ trên (cấp quản lý) xuống dưới và trong đó, nhà lãnh đạo theo tình huống chú trọng, sẽ đặt câu hỏi nhằm kiểm tra mức độ hiểu rõ công việc của nhân viên

• Thí dụ: “Bạn có thắc mắc gì về những chỉ thị mà chúng ta thảo luận hay không?”

Phương pháp hướng dẫn là cách tiếp cận ngắn hạn rất phù hợp với những nhân viên chưa có kinh nghiệm, hoặc bị hạn chế về kỹ năng và động lực làm việc.

Khi lựa chọn hướng tiếp cận này, cấp quản lý cần phải giám sát chặt chẽ hơn để nhằm mục đích ghi nhận dấu hiệu tiến bộ từng bước của cấp dưới.

Thuyết phục (Selling)

Phong cách lãnh đạo Selling chú trọng vào cả hai yếu tố chỉ thị và quan hệ. Người lãnh đạo duy trì quyền quyết định những gì cấp dưới phải làm, phương pháp và thời hạn hoàn thành công việc. Tuy nhiên, trong phong cách Selling, đôi bên sẽ dành thời gian thảo luận về tầm quan trọng của công việc và vai trò của cấp dưới đối với lợi ích chung. Qua đó, lãnh đạo cũng chủ động ghi nhận sự nhiệt tình, quan tâm, sẵn sàng học hỏi và tích lũy kinh nghiệm của nhân viên.

Phong cách lãnh đạo theo tình huống Selling góp phần nuôi dưỡng hiểu biết và sự tận tụy với công việc của nhân viên. Hướng tiếp cận này là lựa chọn rất phù hợp cho nhân viên có kinh nghiệm hạn chế, qua đó bày tỏ sự tự tin và động lực phát triển kỹ năng theo định hướng của cấp trên. Giống như phong cách Telling, hiệu quả thực tế phụ thuộc nhiều vào quan sát trực tiếp của người lãnh đạo, tần suất thảo luận phản hồi hiệu suất & đối thoại đôi bên.

• Thí dụ: Một thành viên muốn có được kinh nghiệm trong Truyền thông Marketing nhưng chưa từng làm trước đây. Tuy hạn chế kinh nghiệm chuyên môn, leader vẫn cho phép cô ấy tham gia, xuyên suốt quá trình leader quan sát và hỗ trợ khi cần. Sau cùng, leader cung cấp phản hồi để cô ấy rút kinh nghiệm cho những dự án sau.

Tham gia (Participating)

Phong cách lãnh đạo theo tình huống có sự tham gia – còn gọi là phong cách hợp tác rất chú trọng vào việc phát triển (quan hệ) thay vì điều khiển (chỉ thị)  với nhân viên dưới quyền. Đối với cách tiếp cận Participating, quản lý tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao mà không yêu cầu quá cao về trách nhiệm và sự tận tụy.

Mục tiêu của phong cách lãnh đạo theo tình huống Participating là tạo ra sự thống nhất nội bộ. Nhân viên có thể thành thạo công việc nhưng vẫn chưa hoàn toàn đủ tự tin đối với nhiệm vụ được giao. Hoặc trong trường hợp họ có thể có năng lực nhưng lại thiếu động lực và tinh thần trách nhiệm.

Dù là trường hợp nào đi nữa, quản lý cần thường xuyên đặt các câu hỏi mở, nhằm hỗ trợ nhân viên nhận ra nguồn gốc của tình trạng kém hiệu suất hiện tại từ đó đưa ra giải pháp khắc phục.

Ủy quyền (Delegating)

Với phong cách lãnh đạo theo tình huống Delegating cả 2 yếu tố chỉ thị và quan hệ đều không còn quá quan trọng. Thay vào đó, nhân viên được tự do hoàn thành nhiệm vụ được giao, theo tốc độ và cách riêng của họ, cổ vũ họ có đủ tự tin và động lực đối với công việc.

Mục đích của phong cách lãnh đạo theo tình huống Delegating là nuôi dưỡng năng lực tự chủ của nhân viên. Phong cách ủy quyền rất phù hợp với đội ngũ nhân viên đã có kinh nghiệm và động lực phát triển bản thân. Nhà lãnh đạo cũng thường đặt cho nhân viên những câu hỏi gợi mở cao.

• Thí dụ: “Theo quan điểm của bạn, điều gì trong công việc đang hiệu quả, và điều gì chúng ta cần xem xét thay đổi trong tương lai?”

Ưu nhược điểm của lãnh đạo theo tình huống

Ưu điểm của lãnh đạo theo tình huống

• Cải thiện năng suất: Lãnh đạo theo tình huống có thể hỗ trợ cải thiện năng suất tổng thể giữa các thành viên trong nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm đều có những đặc điểm riêng biệt và khác nhau nên việc sử dụng hình thức lãnh đạo tương ứng cho phép leader đánh giá mọi người theo cách riêng biệt và tối đa hóa kết quả đầu ra của từng nhân viên.
• Cá nhân hóa sự tập trung từng thành viên trong nhóm: Việc áp đặt một phong cách lãnh đạo chung cho cả nhóm giống như việc cố gắng nhồi nhét mọi người vào trong một cái hộp. Lãnh đạo theo tình huống đảm bảo tính cam kết cao đối với từng thành viên và đem lại cho từng nhân viên không gian riêng để phát triển.

• Thúc đẩy sự linh hoạt: Lãnh đạo theo tình huống thúc đẩy sự linh hoạt khi nó cho phép leader có thể điều chỉnh phong cách dựa trên kỹ năng, động lực và sự tự tin của từng thành viên trong nhóm. Các mô hình lãnh đạo kém linh hoạt hơn có thể không quan tâm đến mức độ tự tin và động lực của của từng cá nhân trong nhóm. Nhưng phương pháp lãnh đạo theo tình huống buộc phải linh hoạt để cải thiện tối đa năng suất làm việc của đội nhóm.

Nhược điểm của lãnh đạo theo tình huống

• Có thể gây ra nhầm lẫn: Sự thiếu đồng nhất trong phong cách lãnh đạo có thể khiến các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi về những gì mà họ sẽ làm. Thí dụ, một số thành viên có thể gặp khó khăn khi chuyển từ một nhiệm vụ được hỗ trợ sang việc được trao quyền sau một cuộc họp. Để tránh những nhầm lẫn không đáng có, leader cần hỏi rõ nhân viên xem họ muốn được hỗ trợ theo phong cách nào hơn.
• Tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn: nhóm thành viên có xu hướng thích tập trung vào các mục tiêu dài hạn thường không thích mô hình lãnh đạo theo tình huống. Khi chuyển đổi phong cách lãnh đạo, leader phải tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt thay vì các mục tiêu đã được lên kế hoạch từ trước. Điều này có thể khiến đội nhóm của bạn cảm thấy bất an, khi họ không biết mình sẽ gặp phải phong cách lãnh đạo nào vào thời gian tới.
• Nếu các thành viên trong nhóm cần lập các mục tiêu dài hạn, leader có thể trung hòa bằng cách lên kế hoạch trước cho các nhiêm vụ, đồng thời thảo luận về phong cách lãnh đạo mà nhân viên thích cho mỗi nhiệm vụ sắp tới. Việc thảo luận với các thành viên của leader có thể giúp họ yên tâm hơn.
• Leader phải chịu trách nhiệm: lãnh đạo theo tình huống khiến leader phải đối mặt với rất nhiều trách nhiệm. Mô hình này có thể khiến leader căng thẳng hơn khi leader phải luôn sẵn sàng để thay đổi và thích ứng. Bên cạnh đó, leader cũng cần phải đánh giá cảm xúc, năng lực chuyên môn và kỹ năng xã hội của từng thành viên để xác định phong cách phù hợp.