Kế toán tiền lương là một vị trí quan trọng trong bộ máy kế toán của một doanh nghiệp. Tiền lương mang lại thu nhập cho người lao động và cũng là chi phí lớn của doanh nghiệp vì thế người kế toán tiền lương có trách nhiệm lớn ngoài việc tính lương hợp lý còn phải cân bằng chi phí của doanh nghiệp.

Kế toán tiền lương

Khái niệm kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương (Paymaster Accountant) là vị trí kế toán viên chịu trách nhiệm hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố: bảng chấm công, chấm tăng ca, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán (nếu có), bảng kê chi tiết phụ cấp… để lập bảng tính lương, thang tính lương, thanh toán lương cùng các chế độ bảo hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên trong khách sạn – nhà hàng sao cho hợp lý nhất.

Kế toán tiền lương bên cạnh việc tính lương hợp lý và chính xác cho nhân viên; còn phải đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp.

Công việc của kế toán tiền lương

• Theo dõi, phản ánh kịp thời số lượng NLĐ, thời gian lao động, tính chính xác tiền lương phải trả cho NLĐ ( gồm tiền lương, tiền phép năm, tiền thưởng…) vào đúng từng bộ phận có liên quan (như CP tiền lương cho nhân công trực tiếp là TK 622, CP tiền lương của sản xuất chung là TK 154, CP tiền lương của bộ phận bán hàng là TK 6422, CP tiền lương của bộ phận quản lý là TK 6421).
• Dựa vào bảng chấm công và các giấy tờ liên quan như giấy xin nghỉ phép, quy chế lương thưởng,…tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí, các khoản phụ cấp, trợ cấp,…theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của doanh nghiệp.
• Trả lương kịp thời cho người lao động, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoach quỹ lương kỳ sau.
• Xây dựng thang bảng lương để nộp cho cơ quan bảo hiểm.
• Hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ của tiền lương để đủ cơ sở chắc chắn tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

Nhiệm vụ của kế toán tiền lương 

• Có chuyên môn, biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập các khoản khấu trừ.
• Nắm thông tin bảng lương của nhân viên, phụ cấp, BHXH..
• Các yếu tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ tính lương: ngày giờ làm việc, bảo hiểm..
• Biết khai báo thuế TNCN.

Ngoài ra kế toán tiền lương trong mỗi chuyên ngành còn chịu những trách nhiệm công việc liên quan khác nhau, ví dụ, kế toán tiền lương thúc đẩy động lực lao động cho nhân viên nhà hàng – khách sạn, kế toán tiền lương trong công ty vận tải thì cách lập bảng lương cần chi tiết hơn bao gồm cả tiền ăn ca, xăng xe, điện thoại…

Chứng từ sử dụng khi thực hiện công việc của kế toán tiền lương

• Bảng chấm công.
• Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành.
• Hợp đồng lao động.
• Bảng thanh toán lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
• Lập đề nghị thanh toán lương,
• Bảng tạm ứng lương.
• Báo cáo quyết toán thuế TNCN.
• Bảng thanh toán tiền thưởng.
• Các quyết định thôi việc, chấm dứt Hợp đồng
• Các hồ sơ, giấy tờ khác liên quan

Bảng tóm tắt công việc kế toán tiền lương