Kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là một vị trí quan trọng trong bộ máy kế toán của một doanh nghiệp. Tiền lương mang lại thu nhập cho người lao động và cũng là chi phí lớn của doanh nghiệp vì thế người kế toán tiền lương có trách nhiệm lớn ngoài việc tính lương hợp lý còn phải cân bằng chi phí của doanh nghiệp.

Kế toán tiền lương

Khái niệm kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương (Paymaster Accountant) là vị trí kế toán viên chịu trách nhiệm hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố: bảng chấm công, chấm tăng ca, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán (nếu có), bảng kê chi tiết phụ cấp… để lập bảng tính lương, thang tính lương, thanh toán lương cùng các chế độ bảo hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên trong khách sạn – nhà hàng sao cho hợp lý nhất.

Kế toán tiền lương bên cạnh việc tính lương hợp lý và chính xác cho nhân viên; còn phải đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp.

Công việc của kế toán tiền lương

kế toán tiền lương

  • Theo dõi, phản ánh kịp thời số lượng NLĐ, thời gian lao động, tính chính xác tiền lương phải trả cho NLĐ ( gồm tiền lương, tiền phép năm, tiền thưởng…) vào đúng từng bộ phận có liên quan (như CP tiền lương cho nhân công trực tiếp là TK 622, CP tiền lương của sản xuất chung là TK 154, CP tiền lương của bộ phận bán hàng là TK 6422, CP tiền lương của bộ phận quản lý là TK 6421).
  • Dựa vào bảng chấm công và các giấy tờ liên quan như giấy xin nghỉ phép, quy chế lương thưởng,…tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí, các khoản phụ cấp, trợ cấp,…theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của doanh nghiệp.
  • Trả lương kịp thời cho người lao động, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoach quỹ lương kỳ sau.
  • Xây dựng thang bảng lương để nộp cho cơ quan bảo hiểm.
  • Hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ của tiền lương để đủ cơ sở chắc chắn tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

Nhiệm vụ của kế toán tiền lương 

  • Có chuyên môn, biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập các khoản khấu trừ.
  • Nắm thông tin bảng lương của nhân viên, phụ cấp, BHXH..
  • Các yếu tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ tính lương: ngày giờ làm việc, bảo hiểm..
  • Biết khai báo thuế TNCN.

Ngoài ra kế toán tiền lương trong mỗi chuyên ngành còn chịu những trách nhiệm công việc liên quan khác nhau, ví dụ, kế toán tiền lương thúc đẩy động lực lao động cho nhân viên nhà hàng – khách sạn, kế toán tiền lương trong công ty vận tải thì cách lập bảng lương cần chi tiết hơn bao gồm cả tiền ăn ca, xăng xe, điện thoại…

Chứng từ sử dụng khi thực hiện công việc của kế toán tiền lương

Chứng từ sử dụng khi thực hiện công việc của kế toán tiền lương

  • Bảng chấm công.
  • Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành.
  • Hợp đồng lao động.
  • Bảng thanh toán lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
  • Lập đề nghị thanh toán lương,
  • Bảng tạm ứng lương.
  • Báo cáo quyết toán thuế TNCN.
  • Bảng thanh toán tiền thưởng.
  • Các quyết định thôi việc, chấm dứt Hợp đồng
  • Các hồ sơ, giấy tờ khác liên quan

Bảng tóm tắt công việc kế toán tiền lương

Nhiệm vụ chínhCông việc cụ thể
Chấm công hàng ngày; quản lý, theo dõi việc chấm công của nhân viên
  • Lập các bảng chấm công theo quy định hoặc theo mẫu có sẵn của doanh nghiệp
  • Hàng ngày quản lý, theo dõi để đảm bảo việc chấm công của nhân viên được thực hiện đầy đủ, chính xác
  • Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động cả về số lượng lẫn chất lượng lao động, tình hình sử dụng lao động, kết quả lao động và thời gian kết thúc lao động cho cấp trên hoặc ghi vào sổ sách để hạch toán lương cho chính xác
Quản lý việc tạm ứng lương của nhân viên
  • Xây dựng các mức cho phép tạm ứng lương cho nhân viên theo % lương tháng hoặc theo giá trị tiền riêng của từng nhân viên
  • Lập các bảng tạm ứng lương, phiếu tạm ứng lương theo quy định hoặc theo mẫu sẵn có
  • Tiếp nhận thông tin tạm ứng và giải quyết tạm ứng lương cho nhân viên theo yêu cầu
  • Quản lý thông tin về các đợt tạm ứng lương trong tháng của từng nhân viên và của toàn doanh nghiệp
Quản lý kỳ lương chính
  • Xây dựng kỳ tính lương theo các chỉ tiêu như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu – kết thúc kỳ lương.
  • Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ cho nhân viên
Hạch toán tiền lương, tính lương và các khoản trích theo lương
  • Xây dựng thang bảng lương chi tiết cho từng nhân viên căn cứ vào thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và bảng chấm công
  • Kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc nghỉ, các chế độ của nhân viên khớp với bảng chấm công
  • Định kỳ thực hiện nhiệm vụ tính lương cho nhân viên dựa trên bảng chấm công, các khoản thưởng, trợ cấp phụ cấp, các khoản khấu trừ (BHXH, thuế TNCN,… nếu có) theo quy định
  • Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để ra mức lương thực lĩnh cho từng nhân viên
  • Hoàn thiện bảng lương và chuyển cho Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt đúng hạn
  • Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm
  • Định kỳ thực hiện thanh toán lương kịp thời và chính xác cho nhân viên theo quy định. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các các khoản tiền lương, các khoản trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn
Các công việc khác 
  • Định kỳ lập báo cáo quyết toán thuế TNCN, biểu mẫu báo cáo BHXH theo quy định
  • Lập báo cáo định kỳ về tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn theo quy định
  • Cập nhật những thông số tính thu nhập mới khi người lao động được thăng chức – tăng lương, áp dụng tính lương cuối kỳ cho nhân viên
  • Kiểm tra, theo dõi tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn; kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn cho nhân viên
  • Phối hợp với các bộ phận liên quan lập báo cáo phân tích tình hình biến động số lượng, chất lượng lao động; đề xuất ý kiến đóng góp nếu cần
  • Lưu trữ các dữ liệu kế toán, sổ sách chứng từ có liên quan theo quy định
  • Thực hiện các công việc liên quan khác theo sự phân công của cấp trên

Related Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.