ERP là gì? Chức năng và lợi ích khi sử dụng ERP là câu hỏi được các doanh nghiệp trẻ rất quan tâm. Mie Master xin chia sẻ cùng bạn giúp doanh nghiệp vận hành kinh doanh hiệu quả hơn, hiểu rõ hơn về phần mềm ERP cũng như các đặc trưng khiến phần mềm quản lý doanh nghiệp này trở nên khác biệt và được đánh giá cao.

ERP là gì?

Tìm hiểu giải pháp phần mềm đa tính năng ERP

ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning Systems) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng đa dạng, phù hợp với nhu cầu của từng phòng ban của doanh nghiệp. Các phần mềm ERP đa số là các phần mềm thiết kế theo yêu cầu.

Thông thường, một doanh nghiệp bao gồm nhiều phòng ban với các nhiệm vụ khác nhau. Do đặc thù riêng của công việc, các phòng ban sẽ lựa chọn sử dụng các phần mềm riêng, có các tính năng hỗ trợ hiệu quả cho công việc của mình. Chính việc sử dụng các phần mềm doanh nghiệp khác nhau khiến việc chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa các bộ phận thường gặp nhiều khó khăn gây ra rắc rối cho người dùng và làm gián đoạn quy trình vận hành của công ty.

Với hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP, các phòng ban sẽ chỉ ứng dụng một nền tảng thống nhất, vừa có các tính năng đáp ứng yêu cầu công việc, vừa có không gian liên kết để cung cấp, truyền tải thông tin, dữ liệu nhanh chóng đến các bộ phận liên quan.

ERP hiện nay là phần mềm quản lý doanh nghiệp không chỉ tạo ra sự kết nối chặt chẽ trong doanh nghiệp mà còn hỗ trợ quá trình liên kết, trao đổi công việc với các doanh nghiệp khác, giúp công việc được giải quyết đơn giản, hiệu quả và tiết kiệm hơn.

Cấu trúc hệ thống ERP

ERP có cấu trúc hệ thống bao gồm nhiều chức năng đa dạng và các doanh nghiệp có thể quyết định bổ sung thêm các mô-đun tính năng mới để đáp ứng nhu cầu riêng của mình. Mie Master ở đây chỉ đề cập đến một vài thành phần, chức năng phổ biến nhất.

• Kế toán & Tài chính
• Sản xuất và phân phối
• Bán hàng
• Quản lý dịch vụ

Chức năng của ERP

Kế toán và tài chính

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cung cấp đầy đủ các tính năng, công cụ cơ bản của lĩnh vực kế toán và tài chính bao gồm: Sổ cái chung, Tài khoản chi trả, Các khoản nhận về Số dư, Báo cáo tài chính, Quản lý tiền mặt, Ngân sách,…

Chức năng này giúp các doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu, đáp ứng các nghiệp vụ quan trọng của công việc kế toán tài chính và giúp quy trình quản lý các khoản thu-chi được kiểm soát hiệu quả hơn

Quản lý dịch vụ

Các tính năng trong mô-đun về quản lý dịch vụ: Đặt lịch, Quản lý chất lượng, Hợp đồng dịch vụ, Chương trình khách hàng thân thiết,… Khác với hàng hóa thông thường, việc quản lý về dịch vụ thường phức tạp và khó đánh giá hơn. Các tính năng cơ bản sẽ giúp quy trình quản lý dịch vụ được chuẩn hóa, giúp duy trì chất lượng dịch vụ, hướng đến việc thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng.

Bán hàng

Về cơ bản, chức năng bán hàng sẽ bao gồm: Tạo đơn, Xử lý đơn hàng, Bán hàng trực tuyến, Hóa đơn bán hàng,… Tính năng này giúp minh bạch hóa các quy trình bán hàng, gia tăng hiệu suất bán hàng của nhân viên, tiết kiệm thời gian mua hàng cho khách.

Cùng với đó, các công cụ quản lý hệ thống ERP sẽ hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh, cung cấp các công cụ thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hoạt động bán hàng, xây dựng các chương trình phù hợp để thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi, gia tăng doanh số kinh doanh.

Quản lý quy trình sản xuất, phân phối

Hệ thống ERP cung cấp các tính năng: Số lượng nhập – bán – tồn kho, Quản lý kho, Theo dõi chất lượng, Điều phối giao hàng,… để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình sản xuất, kho vận, phân phối sản phẩm.

Hệ thống sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp giúp sử dụng tối ưu chi phí và thời gian, giảm bớt tỷ lệ lỗi hỏng trong quá trình sản xuất, cắt giảm chi phí lưu kho, kiểm kê hàng hóa hiệu quả cho quá trình xuất – nhập, phân phối phương tiện phù hợp cho quy trình vận chuyển. Các tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn gia tăng hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm.

Các tính năng khác linh hoạt theo đặc thù công việc

Bên cạnh các tính năng cơ bản được đề cập ở trên thì một vài mô-đun được sử dụng phổ biến khác gồm Quản trị nhân lực, Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị, Điều hành doanh nghiệp.

Như đã đề cập trước đó, vì phần mềm doanh nghiệp là hệ thống mở, các doanh nghiệp còn có thể tích hợp thêm các tính năng khác để phù hợp với đặc thù riêng của ngành nghề, công việc.

Lợi ích của ERP

Lưu trữ và kiểm soát thông tin khách hàng

Toàn bộ thông tin về khách hàng bao gồm thông tin cơ bản, thông tin liên hệ, đơn hàng, sử dụng các ưu đãi, dịch vụ hậu mãi,… đều được lưu trữ chung trên một nền tảng và được bổ sung liên tục khi khách hàng tiếp cận các kênh khác nhau của doanh nghiệp. Các bộ phận có thể tìm kiếm và sàng lọc dữ liệu thông qua các công cụ hỗ trợ đi kèm.

ERP liên kết các bộ phận liên quan đều có thể truy cập và sử dụng các thông tin này cho công việc của mình như xây dựng chiến dịch marketing, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ mua hàng,…

Kiểm soát tài chính, giảm chi phí

ERP thiết lập các form thông tin chi tiết giúp theo dõi chính xác về từng khoản thu chi, hỗ trợ kiểm tra các khoản thu chi dựa trên số lượng mua/ bán/ trữ hàng, tính toán lương bổng và chi phí phúc lợi nhân viên, theo dõi tiến độ đầu tư, thu lời của từng dự án,…

Các tính năng này giúp người quản lý kiểm soát tài chính chặt chẽ, loại bỏ các khe hở trong việc sử dụng ngân sách, giúp định hướng các biện pháp cắt giảm chi phí phù hợp.

Tối ưu hóa việc phân bổ nhân sự

Nhân sự có thể thông qua ERP để theo dõi giờ làm việc, ra về, ngày công, số lượng dự án, khối lượng công việc của từng nhân viên. Trước hết, điều này sẽ giúp Bộ phận Nhân sự tổng kết, lên kế hoạch về việc khen thưởng, phúc lợi cho tất cả các nhân viên trong công ty, ngay cả khi các nhân viên làm việc ở những khu vực khác nhau.

ERP giúp Nhân sự theo dõi khối lượng công việc, qua đó có thể tiến hành phân bổ lại nhân sự phù hợp hơn, tối ưu hóa lợi ích và hiệu quả mà từng nhân viên mang lại, đồng thời xây dựng kế hoạch tuyển dụng phù hợp, đảm bảo tiến độ công việc.

Gia tăng hiệu quả giao tiếp nội bộ

ERP sẽ thúc đẩy quá trình tương tác, giao tiếp các thành viên trong công ty chứ không chỉ riêng trong nội bộ từng phòng ban. Giao tiếp thuận lợi sẽ giúp các thông tin được truyền đi nhanh chóng, liên kết giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hoen và nhờ vậy các hoạt động chung của công ty có thể tiến hành đồng bộ và hiệu quả.

Tăng hiệu quả quản lý dự án

ERP tạo ra một nền tảng phù hợp để bạn có thể quản lý hiệu quả mỗi dự án. Từng công việc trong dự án bao gồm vấn đề tài chính, triển khai, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả đều được tổng hợp chung trên phần mềm. ERP còn hỗ trợ người dùng thiết lập các báo cáo dự án, báo cáo tài chính theo mẫu tiêu chuẩn như IFRS HAY GAAP.

ERP giúp người quản lý có thể giảm bớt thời gian kiểm tra, đối chiếu từng công đoạn trong dự án, có thể theo dõi trực quan về tiến độ thực hiện, phân tích cụ thể các vấn đề tồn tại và dễ dàng đưa ra các phương án xử lý phù hợp.

Gia tăng hiệu suất sản xuất, cung ứng sản phẩm và dịch vụ

ERP có thể trực tiếp tham gia hoặc thúc đẩy tự động hóa một số khâu trong quy trình sản xuất, cung ứng các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Nhờ sử dụng một nền tảng chung, các quy trình này sẽ được xây dựng và tiếp nối một cách khoa học, hợp lý giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí, nhân sự và gia tăng năng suất công việc.

ERP giúp những người phụ trách công việc quản lý cũng có thể theo dõi sát quy trình vận hành, dễ dàng theo dõi các số liệu thực tế mà không cần phải đi kiểm tra từng khâu, từng bộ phận.