“Batching” và “Blocking” để tối ưu hóa thời gian

Batching” (làm theo nhóm) và “Blocking” (chia khối thời gian) là hai phương pháp cực kỳ hữu hiệu để tối ưu hóa thời gian, tăng độ tập trung và nâng cao năng suất làm việc.

Mie xin chia sẻ một xíu phân tích với các bạn về batching và blocking: định nghĩa, cách làm, điểm mạnh, điểm yếu, cách khắc phục và ứng dụng trong nhiều hoàn cảnh cụ thể, cùng xem nhé !!! Teng teng

Định nghĩa

Batching là gì?

Batching” (làm theo nhóm) là việc gộp nhiều công việc tương tự như nhau, hoặc là có thể bổ sung cho nhau vào làm chung cùng một lúc

Batching nghĩa là có những công việc mình có thể để lại sau, mình làm sau trong ngày, mình nên gộp lại và hoàn thành vào cuối ngày.

Thí dụ, như email. Mình dành hẳn 1-2 tiếng nhát định để trả lời trong ngày. Mình không dàn trải ra cả ngày, hoặc thấy email mới, dù không quan trọng là bấm vào xem rồi trả lời ngay.

Quản lý thời gian bằng 1 tư duy, 3 quy tắc, 6 phương pháp khoa học

Blocking là gì?

Blocking” (chia khối thời gian), là mình block thời gian trong ngày để làm những việc nhất định.

Thí dụ, từ 9h đến 11h là lên lớp, từ 13h đến 15h là coaching 1-1

Đây là 2 người anh em, vì khi bạn block một khoảng thời gian lớn, thì bạn mới có thể gộp nhiều thứ và cùng thực hiện khối công việc hiệu quả.

Khi batch thì bạn cần sắp xếp cả việc block khung thời gian để sắp xếp hiệu quả như mong muốn nhé.

Tư Duy Phản Biện ( Critical Thinking Là Gì, Đôi Lời Về Critical Thinking: Critical

Ưu điểm

Tiết kiệm thời gian

Việc batching và blocking sẽ giúp chúng ta bỏ qua những khâu chuản bị rời rạc, và tiết kiệm thời gian rất nhiều.

Thí dụ, mỗi ngày ra đường, bạn có thể gộp nhiều đầu việc trên 1 tuyến đường. Như mình đi từ Q.12 ra Q1, mình sẽ đổ xăng, ghé bưu điện gởi bưu phẩm, lên trường đi dạy, lúc quay về có thể đi siêu thị hay ghé lựa và đặt trái cây ship tận nhà, ghé điểm A B C đã định trước trong tuần đó.

Bằng việc batch công việc trong 1 ngày, bạn sẽ block được thời gian cố định, gửi bưu phẩm trong 30 phút, đi dạy trong 2 tiếng, đi siêu thị 45 phút, ghé A 30 phút, ghé B khoảng 45 phút…

Tập trung cao độ (deep work)

Khi bạn block thời gian cụ thể, bạn tránh được việc lan man. Khi bạn tập trung vào một khối lượng tương tự, bổ trợ, khi một thời gian dài tập trung chỉ làm một công việc, bạn sẽ dễ đạt hiệu quả tối ưu, và block được giới hạn để hoàn thành khối lượng công việc.

Batching và blocking mang tư duy của bạn thành một vòng tròn để tập trung cao độ mà không bị cắt ngang hay xao nhãng.

CRITICAL THINKING -1 SỐ ĐIỀU BẠN NHẤT ĐỊNH PHẢI BIẾT

Lợi ích về tinh thần

Khi công việc không bị xao nhãng, kế hoạch cụ thể, thời gian hoàn thành trong khuôn khổ cho phép, bạn sẽ cảm thấy tươi vui, thoải mái, năng lượng và thành công.

Khi có nhiều công việc, không tên và có tên, sau cuối mỗi ngày, bạn có thể thống kê hiệu quả, bản thân đã hoàn thành công việc như thế nào.

Trong 5 ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, mình luôn để trống 2 ngày cho việc phát sinh, có thể là đi họp, gặp gỡ ai đó hoặc coaching bất chơt. Còn lại 3 ngày, mình luôn block và batch để tinh thần được an yên.

Trước đây, mình ôm đồm nhiều công việc, và đến cuối ngày, đôi khi stress, mình hay cục súc với người thân người thương, nên mình đã tìm tòi và học hỏi phương pháp này và chia sẻ với các bạn, vì mình cảm thấy nó thật sự hiệu quả.

Hạn chế khi sử dụng batching và blocking

Không nên block hay batch quá dày

Trong một số tình huống, những việc mình nghĩ đã block và batch được, lại làm lỡ việc trong ngày.

Thí dụ như, trả lời email của một đối tác cần viết bài trong ngày. Khi mình block thời gian trả lời mail là 20h đến 22h mỗi ngày, mình đã bỏ lỡ mail của một số đối tác.

Hoặc là gặp anh C khi hôm đó mình đi ngang con đường đó, đột nhiên mình bị ốm, thế là phải delay

Để khắc phục việc này, Mie có lời khuyên nhỏ cho các bạn là không nên block hay batch quá dày. Trong những ngày lên plan, bạn thỉnh thoảng nên có khoảng hở một nửa buổi, tầm 2h đến 3h, để kịp thời xử lý sự cố phát sinh, tránh bị dồn nén trong tuần nhé.

Khó cập nhật thời cuộc

Một việc làm sẵn theo lộ trình, đôi khi bạn không kịp cạp nhật thông tin ngày hôm nay xảy ra, để kịp thời.

Thí dụ, nhưng làm bộ đề ôn tập, mỗi ngày mình dành 1h để soạn tài liệu. Nhưng đến gần ngày thi có sự kiện a b c nào đó diễn ra, mình phải nhanh nhạy và linh hoạt một tí, để chen vào trend, để có bộ đề hoàn chỉnh.

Dễ mệt mỏi, kiệt sức

Khi bạn cảm thấy thời gian được tiết kiệm, tâm lý chúng ta hay tham lam tí, và dồn việc trong một ngày, một tuàn, một tháng quá nhiều.

Khi làm việc cao độ trong một khoảng thời gian liên tục, nếu đã trải qua, chắc chắn bán sẽ biết chúng ta bị đuối sức như thế nào, Việc mệt mỏi khiến mình mất đi tự tin, nhanh nhạy và tính sáng tạo.

Các bạn nên chú ý sức khoẻ và và tinh thần, mục đích chính là tối ưu thời gian một ngày, để thống kê, để có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và hồi phục để đạt hiệu quả nhất, bạn nhé !!!

Related Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *